Aandachtspunten voor het personeelsdossier HR Wet- en regelgeving

27 jun, 2016

Door de invoering van de Wet werk en zekerheid (Wwz) en de hervorming van het ontslag recht per 1 juli 2015 wordt het belang van een volledig personeelsdossier de komende jaren alleen maar groter. Als klant bent u zelf verantwoordelijk voor de volledigheid en juistheid van een personeelsdossier. Bent u volledig op de hoogte van de verschillende verplichtingen die voortvloeien uit diverse wet- en regelgeving rondom het opbouwen en beheren van een personeelsdossier? Arvode helpt u graag met een checklist omtrent de belangrijkste aandachtspunten;

Personeelsdossier

Onderdelen personeelsdossierBewaartermijn na einde dienstverband/ afloop beschikking
Stel de identiteit van uw werknemer vast voordat deze bij u in dienst komt
n.v.t.
Maak een kopie van de voor- en achterkant van het identiteitsbewijs. (let op: een rijbewijs is geen geldig identiteitsbewijs)
5 jaar
De werknemer dient een loonbelastingverklaring in te vullen en aan te geven of de loonheffingskorting wel of niet toegepast dient te worden
5 jaar
Door beide partijen getekende arbeidsovereenkomst die voldoet aan de regels volgens art 7:655 BW
2 jaar 
Overige contracten, overeengekomen regelingen en wijzigingen in contract/regelingen tussen u en de werknemer
7 jaar 
Verklaring geen privé gebruik wanneer de werknemer een lease auto rijdt die niet privé gereden wordt
5 jaar
Documenten met betrekking tot het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker en de gemaakte afspraken
2 jaar 
Verzuimfrequentie. (Let op: er mogen geen medische gegevens opgenomen worden.)
2 jaar 

Aanvullend voor buitenlandse werknemers/werknemers die in het buitenland werken

Verklaring, beschikking of vergunningBewaartermijn na einde dienstverband
Werkvergunning en/of een verblijfsvergunning
7 jaar
A1/E101 verklaring
7 jaar
Aanwijzing buitenlandse pensioenregeling
7 jaar
Beschikking 30% regeling
7 jaar

Indien u geen kopie van het ID met BSN bewijs en geen loonheffingsformulier heeft of de gegevens niet compleet zijn , dan moet u het anoniementarief toepassen. Dit betekent dat de werknemer van geen enkel voordeel geniet en er 52% loonheffingen ingehouden wordt.

Let op!: Ook oude verklaringen en formulieren die vervangen zijn door nieuwe documenten dient u te bewaren.

Scan personeelsdossiers
Twijfelt u of u aan alle eisen voldoet? Of heeft u het gevoel dat u niet voldoet aan alle eisen? Laat Arvode dan eens een personeelsdossierscan uitvoeren. U ontvangt na deze scan een rapportage waarin aangegeven wordt welke zaken goed geregeld zijn en waar verbetering mogelijk is.

Sharon Vervloet

Payroll Consultant

VOOR U GESELECTEERD

NIEUWS  21 apr, 2017

Feiten en risico’s omtrent het verlof van uw medewerker

Iedere medewerker heeft recht op een minimum aantal vakantiedagen per jaar. Wanneer een medewerker deze, [...]

Lees meer

NIEUWS  20 dec, 2016

Een goed begin is het halve werk

Met het nieuwe jaar in aantocht brengen we u graag op de hoogte van de gegevens die wij van u nodig hebben [...]

Lees meer

NIEUWS  21 sep, 2016

Prinsjesdag en wetswijzigingen 2017

Op Prinsjesdag zijn de Miljoenennota en het Belastingplan voor 2017 gepresenteerd, met hierin de nodige [...]

Lees meer

NIEUWSBRIEF

Ja, ik wil graag op de hoogte worden gehouden van het laatste nieuws!

Artikelen over; nederlands en internationaal payrollnieuws, handige tips en de laatste wetswijzigingen!