Bent u al klaar met 2016? Doe de check! Casus

09 nov, 2016

Voor we het weten is 2016 alweer voorbij. Daarom willen we u middels deze nieuwsbrief informeren over de jaarafsluiting van de loonadministratie. We hebben speciaal voor u een overzicht van de belangrijkste onderwerpen én een checklist opgesteld. Zo weet u welke informatie u aan ons moet doorgeven zodat wij aan de slag kunnen om dit te verwerken in de laatste loonaangifte van 2016. Op basis daarvan kunt u de volgende onderwerpen in deze nieuwsbrief verwachten:

  • Werkkostenregeling
  • Onkostenverwerking
  • Eindejaarschecklist
  • Jaarwerk

Indien u hierover vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon van Arvode via (+31) 30 – 694 0480 of payroll@arvode.com.


Werkkostenregeling

In onze eerdere nieuwsbrieven heeft u uitgebreid over de werkkostenregeling kunnen lezen. Met deze regeling kunt u maximaal een bepaald vastgesteld percentage van uw totale fiscale loon (de zogenaamde ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor uw werknemers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om fietsen, parkeerkosten en kerstpakketten. Voor 2016 is dit percentage 1,2%.

Om uw vrije ruimte te berekenen, wordt er gekeken naar de totale fiscale loonsom van het huidige jaar met uitzondering van loon uit vroegere dienstbetrekking (bijvoorbeeld ontslagvergoedingen of pensioenuitkeringen). De organisatie kan zelf haar “werkkosten” aanwijzen en naar eigen inzicht verdelen, maar dient hierbij wel de gebruikelijkheidstoets in acht te nemen. Dit houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die u in uw administratie opneemt als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven de 30%-grens uitkomt, is loon van de werknemer. Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaalt u geen loonbelasting. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt u loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

U kunt bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. U kunt hierbij denken aan de reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer, studie- en opleidingskosten, vergoedingen voor cursussen, congressen en vakliteratuur of maaltijden bij overwerk.

Financiële administratie en journaalpost aanpassingen

De WKR vraagt vooral om een goede samenwerking tussen de financiële afdeling en de salarisadministratie. Uit uw financiële administratie moet blijken hoe u de WKR toepast. Uw salarisadministratie moet weten welke zaken u onder de vrije ruimte wilt laten vallen en dus onbelast wilt vergoeden of verstrekken. Deze zaken worden dan op de juiste manier in uw administratie meegenomen. Het is dan ook belangrijk om het totale bedrag van vergoedingen en verstrekkingen (incl. personeelsfeesten, -reizen, -bijeenkomsten, maaltijden, geschenken aan werknemers, betalingen uit de kas, etc.) en de totale loonsom te weten. Vaak worden vergoedingen en verstrekkingen op de financiële administratie afgehandeld, terwijl de berekening van de totale loonsom bij de salarisadministratie ligt.
De kosten die voor de werkkostenregeling van belang zijn, komen zowel in de salaris- als in de financiële administratie voor. In de financiële administratie worden doorgaans de declaraties afgewikkeld, terwijl dit fiscale gevolgen kan hebben voor de salarisadministratie. Andersom moeten kosten die via de loonjournaalposten worden aangeleverd aan de financiële administratie (zoals bijvoorbeeld reiskostenvergoedingen) op de juiste grootboekrekening worden geboekt.

Wij adviseren om zowel in de financiële administratie als in de salarisadministratie de kostensoorten op dezelfde wijze te behandelen. Wij kunnen u uiteraard ondersteunen en adviseren met betrekking tot de inrichting van de loonjournaalpost op het gebied van de WKR.

Kosten die de vrije ruimte van de werkkostenregeling vullen, dienen in ieder geval afzonderlijk verwerkt te worden in de financiële administratie. De keuze voor een meer gedetailleerde splitsing van kostensoorten kan ook. Het is mogelijk om een onderscheid aan te brengen in kostensoorten in de volgende hoofdcategorieën:

  • gerichte vrijstellingen;
  • bijzondere waarderingen (nihil en enkele vaste bedragen);
  • vrije ruimte (1,2% van de fiscale loonsom);
  • intermediaire kosten (geen loon);
  • belastbaar loon;
  • onbelast (loon) op basis van andere regelingen.

Aanleveren gegevens werkkostenregeling

Om het jaar 2016 goed af te sluiten, dienen wij van u alle vergoedingen en verstrekken door te krijgen die door ons verwerkt moeten worden onder de vrije ruimte. Let hierbij op dat u alle bedragen inclusief btw aan ons doorgeeft. Indien u hierbij hulp of advies nodig heeft, neem dan gerust contact met ons op.

Deadline
Voor een correcte en volledige loonaangifte over het jaar 2016 is het van belang dat u alle vergoedingen en verstrekkingen aan ons doorgeeft die u in de vrije ruimte wilt laten vallen.
Als u ons deze gegevens vóór 1 januari 2017 toestuurt, zorgen wij dat we deze verwerken in de eerste loonaangifte van 2017. Een eventueel te betalen eindheffing werkkosten voor 2016 zal worden afgerekend met de loonaangifte van januari 2017.


 

Onkostenverwerking

Als u onkosten onbelast heeft vergoed aan uw werknemers dient u deze te kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld bonnen. Indien u twijfelt of kosten wel of niet onbelast vergoed mogen worden, verzoeken wij u om contact met ons op te nemen zodat wij u hierover kunnen adviseren.

Vaste onkostenvergoedingen

Indien u een vaste onkostenvergoeding aan uw medewerkers verstrekt, dient u dit bedrag te kunnen onderbouwen met bijvoorbeeld bonnen van de werkelijk gemaakte kosten of door een goedkeuring van de belastingdienst op uw onkostenregeling aan te vragen.

Werknemers met een 30%-regeling

Werknemers die tijdelijk naar het buitenland of naar Nederland worden uitgezonden, krijgen vaak een
vergoeding voor de extra kosten van dat verblijf buiten het land van herkomst, de zogenoemde extraterritoriale kosten.Wanneer u naast de vergoeding voor de 30%-regeling nog andere kosten aan uw medewerker vergoedt, zijn die belast en moet dit in de loonadministratie worden meegenomen.

U kunt hierbij denken aan:

  • Kosten voor gas, water en licht (of Cost of living allowance);
  • Gemaakte kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen;
  • Kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor het verblijf in het werkland;
  • Dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen en daarnaast bijvoorbeeld hotelkosten maakt;
  • De (eerste) huisvestingskosten;
  • Opslagkosten voor het deel van de boedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland;
  • Reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging;
  • Extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting;
  • Opleidingskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en de gezinsleden die bij hem verblijven;
  • Extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor het telefoneren met het land van herkomst;
  • Kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1- of E101-verklaring;
  • Uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance);
  • Aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee);
  • Compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization).

Overige onbelaste vergoedingen en verstrekkingen

Als u gebruikmaakt van de 30%-regeling, kunt u tevens de volgende kosten onbelast vergoeden of verstrekken:

  • Verhuiskosten en de kosten voor tijdelijke opslag en het overbrengen van de boedel;
  • Kosten voor een kennismakingsbezoek door de werknemer aan het bedrijf in het werkland;
  • Kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning;
  • Schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school.

Wanneer u dergelijke kosten aan of voor uw werknemer vergoedt en deze nog niet in de loonadministratie zijn meegenomen, verzoeken wij u om deze zo spoedig mogelijk aan ons door te geven.


Eindejaarschecklist

Nu het einde van het jaar in zicht is, is het van belang alle zaken in de loonadministratie te verwerken zodat we de jaarafsluiting voor u kunnen verzorgen. Onderstaand een checklist met betrekking tot de jaarafsluiting.

Werkkostenregeling

  • Wij ontvangen graag alle kosten die nog in de loonadministratie meegenomen dienen te worden. U kunt hierbij denken aan; personeelsfeesten buiten de werkplek, niet zakelijke maaltijden, geschenken, etc.
  • Als u ons deze gegevens vóór 1 januari 2017 toestuurt, zorgen wij dat wij deze verwerken in de eerste loonaangifte van 2017. Hieruit volgt dan meteen de eventuele eindafrekening op het gebied van de werkkostenregeling.

Onkosten

  • Heeft u nog onkosten die verwerkt moeten worden in de loonadministratie? Geef deze dan door aan uw contactpersoon bij Arvode met de mutatie-aanlevering van december.
  • Indien u twijfelt of dit voor uw organisatie van toepassing is, neem dan contact met ons op.

Geschenken aan derden

  • Wanneer u geschenken aan derden verstrekt, mag u de inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw rekening nemen. Het moet hierbij om verstrekkingen aan uw zakelijke relaties gaan, die u tegelijkertijd en voor dezelfde gelegenheid ook aan uw werknemers geeft. Uw relaties hoeven dan over deze geschenken geen belasting meer te betalen.
  • Voor alle verstrekkingen geldt dat u de ontvanger moet meedelen dat u eindheffing toepast. U kunt ook in uw algemene voorwaarden een bepaling opnemen dat u over deze verstrekkingen eindheffing toepast. U betaalt dan 45% eindheffing over de waarde tot € 136. Is de waarde meer dan € 136, dan past u over de volledige waarde een tarief van 75% toe.
  • Indien u verstrekkingen aan derden heeft gegeven ontvangen wij graag de aantallen en bedragen inclusief btw.
  • Geef deze dan door aan uw contactpersoon bij Arvode met de mutatie-aanlevering van december.

 

Jaarwerk

Nadat alle gegevens voor 2016 in uw salarisadministratie zijn verwerkt, zal Arvode het jaarwerk 2016 verzorgen. Uiterlijk 28 februari 2017 ontvangt u het jaarwerk van Arvode en ontvangen uw medewerkers de jaaropgaaf 2016.


 

Afsluitend

In onze volgende nieuwsbrief zullen wij u informeren over de wijzigingen voor 2017.
Indien u vragen heeft over de bovenstaande informatie, kunt u contact opnemen met uw contactpersoon van Arvode via (+31) 30 – 694 0480 of payroll@arvode.com.

Sabine Theloesen

Teammanager

VOOR U GESELECTEERD

NIEUWS  12 jun, 2017

Arvode en Quoratio gaan samen

Arvode HR & Payroll Solutions en Quoratio gaan per 1 september samen verder onder de vlag van [...]

Lees meer

NIEUWS  21 apr, 2017

Feiten en risico’s omtrent het verlof van uw medewerker

Iedere medewerker heeft recht op een minimum aantal vakantiedagen per jaar. Wanneer een medewerker deze, [...]

Lees meer

NIEUWS  20 dec, 2016

Een goed begin is het halve werk

Met het nieuwe jaar in aantocht brengen we u graag op de hoogte van de gegevens die wij van u nodig hebben [...]

Lees meer

Contact

Laat uw gegevens achter, dan nemen wij vrijblijvend contact met u op!

U kunt ook contact met ons opnemen via 030 - 694 0480

NIEUWSBRIEF

Ja, ik wil graag op de hoogte worden gehouden van het laatste nieuws!

Artikelen over; nederlands en internationaal payrollnieuws, handige tips en de laatste wetswijzigingen!