Salarisadministratie over de grens Internationaal

10 aug, 2016

Bent u zich er als werkgever van bewust dat indien uw medewerker in het buitenland woont en/of werkt er al sprake kan zijn van afwijkende belastingheffing? Door globalisering van onze samenleving krijgt u steeds meer te maken met werkzaamheden over de grens. U denkt waarschijnlijk niet altijd direct aan uw salarisadministratie zodra u internationaal gaat ondernemen. Toch kan dit grote gevolgen hebben. Is uw medewerker bijvoorbeeld nog wel in Nederland verzekerd tegen arbeidsongeschiktheid? Of bent u verplicht om namens uw medewerker loonheffingen af te dragen in het buitenland?

U kunt met dit soort vragen in aanraking komen zodra uw medewerkers over de grens werkzaamheden gaan uitvoeren of wanneer u medewerkers vanuit het buitenland naar Nederland laat overkomen om voor uw organisatie te komen werken. Wij helpen u graag om te bepalen of dit ook bij u van toepassing is.

Wanneer u binnen uw organisatie te maken heeft met grensoverschrijdende arbeid zijn er veel zaken om rekening mee te houden. In dit artikel informeren we u daarom graag over de volgende onderwerpen:

  • Grensoverschrijdende arbeid en sociale zekerheid;
  • De 30% regeling en ET-kosten;
  • Buitenlandse pensioenpremies in de Nederlandse payroll;
  • Bijzondere functies en grensoverschrijdende werkzaamheden;
  • Vrijstelling van aangifte inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw werknemers.

Grensoverschrijdende arbeid en sociale zekerheid

Wanneer werknemers uitgezonden worden naar Nederland of naar het buitenland heeft dit vaak gevolgen voor de sociale zekerheid.

Uw werknemer woont in Nederland en werkt in het buitenland
Een Nederlandse werknemer die wordt uitgezonden naar het buitenland kan onder voorwaarden sociaal verzekerd blijven in Nederland. Hiervoor kan een A1 verklaring (voorheen E101 verklaring) aangevraagd worden bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Deze verklaring dient bij de loonadministratie bewaard te worden en de looptijd hiervan moet door u worden bewaakt. Wanneer er een verdrag is met het land waar naartoe de werknemer wordt uitgezonden kan de werknemer op basis van de A1 verklaring op de Nederlandse payroll blijven voor de afdracht van de premies volksverzekeringen en de werknemersverzekeringen. Deze medewerker moet daarom opgenomen zijn of worden in de Nederlandse payroll. Wanneer er geen verdrag is met Nederland kan de werknemer op basis van een zogenaamde vrijwillige verzekering sociaal verzekerd blijven in Nederland. Dit gaat op basis van facturen van de SVB en de werknemer hoeft dan niet meer in de Nederlandse payroll te worden meegenomen.

Uw werknemer woont in het buitenland en werkt in Nederland
Wanneer een buitenlandse werknemer wordt uitgezonden naar Nederland kan hij onder voorwaarden sociaal verzekerd blijven in zijn thuisland. Hiervoor moet dan een sociale zekerheidsverklaring aangevraagd worden in het thuisland en de werknemer moet op de payroll van het thuisland blijven staan voor de afdracht van de betreffende premies. Wanneer de werknemer de nationaliteit van een EU-lidstaat heeft, zal dit een A1 verklaring (voorheen E101 verklaring) zijn. Voor overige landen hebben zulke documenten vaak de naam certificate of coverage.

Buitenlandse sociale zekerheidspremies hebben ook een effect op de Nederlandse payroll van de werknemer. Per verdragsland maakt de Belastingdienst een analyse van de sociale zekerheidspremies waarvan sommigen aftrekbaar zijn en anderen belast.

De 30% regeling en ET-kosten

Werknemers die tijdelijk naar het buitenland of naar Nederland worden uitgezonden, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van het verblijf buiten het land van herkomst, de zogenoemde
extraterritoriale kosten. Voor het vergoeden van die kosten kunt u kiezen: vergoeden van de werkelijke extraterritoriale kosten of toepassen van de 30%-regeling.

De 30%-regeling komt er in het kort op neer dat uw medewerker over 30% van het salaris geen loonheffingen hoeft te betalen. Dit is een extra middel om hoog gekwalificeerde medewerkers uit het buitenland ervan te overtuigen om voor uw bedrijf in Nederland te komen werken.

Let op: bij een ontslagvergoeding mag geen 30%-regeling toegepast worden!

Om van de 30%-regeling gebruik te mogen maken, gelden de volgende voorwaarden:

  • de werknemer is bij u in dienst.
  • de werknemer moet beschikken over een specifieke deskundigheid en dit wordt vastgesteld aan de hand van een salarisnorm. De norm voor 2016 is € 36.889, dit is na aftrek van de 30%-vergoeding.*
  • de werknemer woonde in meer dan 16 van de 24 maanden vóór de 1e werkdag in Nederland hemelsbreed meer dan 150 kilometer van de Nederlandse grens.
  • de Belastingdienst heeft een beschikking afgegeven waaruit blijkt dat u van de 30%-regeling gebruik mag maken.

*Werknemers die de 30%-regeling hebben ontvangen na 1 januari 2012 moeten te allen tijde aan de criteria van de regeling voldoen (salarisnorm, deskundigheidsvereiste). Wanneer niet aan de voorwaarden voldaan wordt moet de 30%-regeling meteen worden stopgezet. Voor werknemers die in het wetenschappelijk onderwijs een Nederlandse mastertitel hebben behaald of een gelijkwaardige buitenlandse titel, en die jonger zijn dan 30 jaar, is de inkomensnorm € 28.041, exclusief de vergoeding.

Voor assistentie bij het aanvragen van een 30%-regeling kunt u contact met ons opnemen.

Beschikking: geldigheid en voorwaarden
Beschikkingen voor de 30%-regeling hebben een looptijd van maximaal acht jaar. Voor ingekomen werknemers die voor 1 januari 2012 onder de 30%-regeling vallen, geldt overgangsrecht. De maximale looptijd van de 30%-regeling blijft onder het overgangsrecht tien jaar.

Overgangsrecht: Voor 30%-regelingen die zijn afgegeven voor 1 januari 2007 hoeft niet aan de salarisnorm voldaan te worden. Voor 30%-regelingen die zijn afgegeven tussen 1 januari 2007 en 1 januari 2012 geldt een overgangsrecht. Hiervoor hoeft pas na een periode van 5 jaar aan de nieuwe regels (zoals de salarisnorm) te worden voldaan. Dit betekent dat u tot 1 januari 2017 nog niet aan de nieuwe regels hoeft te voldoen.

Einddatum 30%-regeling (wijziging in 2013)
De uiterlijke einddatum staat in de beschikking die u van de Belastingdienst krijgt. De 30%-regeling eindigt in ieder geval op de laatste dag van het loontijdvak na het tijdvak waarin de laatste werkdag valt. Als bijvoorbeeld de laatste werkdag van uw werknemer 15 augustus 2016 is, dan mag u bij een loontijdvak van een maand de 30%-regeling toepassen tot en met 30 september 2016.

Wisseling van werkgever
Neemt u een werknemer in dienst die bij de voorgaande werkgever gebruik maakte van de 30%-regeling? Dan kan de werknemer onder voorwaarden de 30%-regeling ook bij u laten toepassen. U moet dan samen met de werknemer een nieuw verzoek bij de Belastingdienst indienen. Als uw werknemer binnen een samenhangende groep inhoudingsplichtigen van werkgever wisselt, blijft de bestaande beschikking voor de 30%-regeling geldig zolang uw werknemer ook bij de nieuwe werkgever aan de voorwaarden van de regeling voldoet.

Extraterritoriale kosten
Wanneer u naast de vergoeding voor de 30% regeling nog andere kosten aan uw werknemer vergoedt zijn deze belast en moeten dit in de loonadministratie meegenomen worden.

U kunt hierbij denken aan:

  • Kosten voor gas, water en licht (of cost of living allowance)
  • Gemaakte kosten voor het aanvragen of omzetten van officiële persoonlijke papieren, zoals verblijfsvergunningen, visa en rijbewijzen
  • Kosten voor medische keuringen en vaccinaties voor verblijf in het werkland
  • Dubbele huisvestingskosten, omdat de werknemer in het land van herkomst blijft wonen, en daarnaast bijvoorbeeld hotelkosten maakt
  • De (eerste) huisvestingskosten
  • Opslagkosten voor het deel van de inboedel dat niet wordt verhuisd naar het werkland
  • Reiskosten naar het land van herkomst, bijvoorbeeld voor familiebezoek of gezinshereniging
  • Extra kosten voor het laten invullen van de aangifte inkomstenbelasting. Hierbij geldt een maximum van € 1.000 per werknemer
  • Opleidingskosten om de taal van het werkland te leren voor de werknemer en voor de gezinsleden die bij hem of haar verblijven
  • Extra (niet-zakelijke) gesprekskosten voor telefoneren met het land van herkomst
  • Kosten van een aanvraag vrijstelling sociale zekerheid, zoals een A1- of E101-verklaring
  • Uitzendtoelagen, bonussen en vergelijkbare vergoedingen (foreign service premium, expat allowance, overseas allowance)
  • Aan- en verkoopkosten van een woning (reimbursement expenses purchase house, brokers fee)
  • Compensatie voor hogere belastingtarieven in het werkland (tax equalization).

Wanneer u dergelijke kosten aan of voor uw werknemer vergoedt en deze nog niet in de loonadministratie zijn meegenomen, verzoeken wij u om deze zo spoedig mogelijk aan ons door te geven.

Overige onbelaste vergoedingen en verstrekkingen
Als u gebruikmaakt van de 30%-regeling, kunt u tevens de volgende kosten onbelast vergoeden of verstrekken:

  • Verhuiskosten en de kosten voor tijdelijke opslag en het overbrengen van de inboedel
  • Kosten voor een kennismakingsbezoek door de werknemer aan het bedrijf in het werkland
  • Kosten voor het aanvragen of omzetten van een tewerkstellingsvergunning
  • Schoolgelden voor een internationale school of voor een internationale afdeling van een gewone school.

Buitenlandse pensioenpremies in de Nederlandse payroll

Als uw buitenlandse werknemer wordt uitgezonden naar Nederland blijft hij vaak in zijn thuisland deelnemen aan de pensioenregeling. Dit is ook van invloed op de Nederlandse payroll. Als hoofdregel is het werknemersdeel niet aftrekbaar en het werkgeversdeel belast. Dit kan voor een werkgever een flinke kostenpost worden. Voor veel buitenlandse pensioenregelingen is het echter mogelijk om een goedkeuring voor de buitenlandse pensioenregeling (ook wel corresponding approval genoemd) aan te vragen bij de Belastingdienst. De Belastingdienst beoordeelt dan of de pensioenregeling gelijkwaardig is aan het Nederlandse stelsel. Indien dit zo is mogen de premies hetzelfde behandeld worden als Nederlandse pensioenpremies. Het werknemersdeel is dan aftrekbaar en het werkgeversdeel vrijgesteld en dit levert een aanzienlijke besparing op. Als eerste moet een goedkeuring aangevraagd worden voor het pensioenplan. Daarna moet ook voor elke werknemer een aparte aanmelding gedaan worden. De goedkeuring is per werknemer geldig voor maximaal 5 jaar.

Bijzondere groepen en grensoverschrijdende werkzaamheden

De volgende groepen hebben een bijzondere status bij grensoverschrijdende werkzaamheden:

Uitkerings- en pensioengerechtigden 
Ook op loon uit vroegere dienstbetrekking moet u loonbelasting inhouden. Echter u hoeft geen loonbelasting in te houden op een Nederlandse (pensioen)uitkering van iemand die in het buitenland
woont, als Nederland met het woonland van de uitkeringsgerechtigde een verdrag heeft gesloten dat de belastingheffing toewijst aan het woonland. Omdat het moeilijk is dit aan de hand van een verdrag te bepalen, kunt u de uitkeringsgerechtigde vragen om bij de Belastingdienst kantoor Buitenland een zogenoemde verdragsverklaring aan te vragen.

Studenten 
U moet loonbelasting inhouden op het loon dat een buitenlandse student bij u verdient. Dat hoeft niet als aan de volgende vier voorwaarden wordt voldaan:

  • De student verblijft zes maanden of korter in Nederland
  • De student loopt stage voor zijn studie of beroepsopleiding
  • U geeft alleen een vergoeding voor kosten van levensonderhoud en zakgeld
  • U geeft na afloop van het kalenderjaar door aan de Belastingdienst welke bedragen u de student hebt betaald (formulier betalingen aan derden / IB47)

Artiesten en beroepssporters 
Artiesten en beroepssporters betalen belasting in het werkland. Het maakt niet uit of zij werknemer, zzp’er of ondernemer zijn. De Belastingdienst heeft voor deze groep een aparte handleiding beschikbaar gesteld met meer informatie.

Vrijstelling van aangifte inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen voor uw werknemers

U mag onder bepaalde voorwaarden de loonbelasting/premie volksverzekeringen die u moet inhouden, afstemmen op de inkomstenbelasting en eventuele premie volksverzekeringen die uw werknemer moet betalen. Als u bijvoorbeeld met uw werknemer een nettoloon hebt afgesproken, kunt u met deze werkwijze snel en definitief het juiste bedrag afrekenen. En uw werknemer hoeft dan geen aangifte inkomstenbelasting te doen.

Deze vereenvoudigde werkwijze geldt voor:

  • een werknemer die in het buitenland woont en in Nederland werkt, en die alleen looninkomsten in Nederland heeft.
  • een werknemer die uit een ander land is geworven of vanuit een ander land is uitgezonden om in Nederland te werken. Als deze werknemer in Nederland woont en als hij van de 30%-regeling gebruikmaakt, kan hij kiezen voor de zogenoemde partiële buitenlandse belastingplicht. In dat geval wordt de werknemer voor de heffing in de inkomstenbelasting in box 2 en 3 behandeld als een niet-inwoner. Vaak kan de belastingheffing in Nederland daardoor beperkt worden tot het genoten loon.

Om deze vereenvoudigde werkwijze toe te kunnen passen, moet u afspraken maken met de Belastingdienst en moet u de goedkeuring vastleggen in een (loonheffing)convenant. Voor meer informatie hierover kunt u de website van de Belastingdienst raadplegen of contact met ons opnemen.

Eind van het jaar: eenmalige berekening
Bij de uitvoering van het convenant kunt u als werkgever in december of direct na afloop van het jaar een jaarberekening in de salarisadministratie (laten) maken. U stelt dan de loonbelasting/premie volksverzekeringen vast op het juiste bedrag aan inkomstenbelasting/premie volksverzekeringen die u moet betalen. U neemt de loonbelasting/premie volksverzekering die u op deze manier berekent, mee in de laatste aangifte over het kalenderjaar.

In de loop van het jaar: loongegevens inschatten
Door het jaar heen moet u de loongegevens die u per loontijdvak nodig hebt voor de jaarberekening, zo goed mogelijk inschatten. Gegevens die redelijkerwijs later bekend zijn dan in het loontijdvak, mogen mee naar de hiervoor genoemde jaarberekening.

Jaap Varkevisser

Payroll Consultant

VOOR U GESELECTEERD

NIEUWS  26 apr, 2016

Expat payroll

Sociale zekerheid Wanneer medewerkers uitgezonden worden vanuit Nederland of vanuit het buitenland heeft [...]

Lees meer

NIEUWS  12 jun, 2017

Arvode en Quoratio gaan samen

Arvode HR & Payroll Solutions en Quoratio gaan per 1 september samen verder onder de vlag van [...]

Lees meer

NIEUWS  21 apr, 2017

Feiten en risico’s omtrent het verlof van uw medewerker

Iedere medewerker heeft recht op een minimum aantal vakantiedagen per jaar. Wanneer een medewerker deze, [...]

Lees meer

NIEUWSBRIEF

Ja, ik wil graag op de hoogte worden gehouden van het laatste nieuws!

Artikelen over; nederlands en internationaal payrollnieuws, handige tips en de laatste wetswijzigingen!